Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde
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ELVI


Elektronische Beschaffung an der HNE Eberswalde (HNEE)

Direkten Zugang zum ELVI Portal finden Sie unter folgendem Link: https://elvi3.hnee.de

Das ELVI-System bietet eine webbasierte digitale Funktionsoberfläche und soll vor allem den Beschaffungsprozess sowie die Eingangsrechnungsbearbeitung vollständig elektronisch abbilden.

Was sind Finanzierungsquellen (FQ)?

Die Hochschule erh√§lt vom Land Brandenburg verschiedene Mittel. Diese werden in sogenannte Erst-, Zweit- und Drittmittel differenziert und in kameraler Struktur (Kapitel, Titel, Untertitel) dargestellt. Die zur Verf√ľgung gestellten Mittel k√∂nnen Zweckbestimmungen, wie bspw. Handlungsfelder und Ma√ünahmen, enthalten. Grunds√§tzlich wird bei der Bereitstellung der Mittel zwischen Personal-, Sach- und Investitionsmittel unterschieden. Dieses wird anschlie√üend weiter auf die einzelnen Kostenstellen, Drittmittelprojekte oder Kostentr√§ger aufgeteilt. Im ELVI werden diese Kostenstellen, Drittmittelprojekte oder Kostentr√§ger mit dem Begriff ‚ÄěFinanzierungsquellen‚Äú zusammengefasst.

Warum benötige ich einen ELVI-Zugang?

Um Bestellungen anlegen, pr√ľfen, freigeben und versenden sowie die zugeh√∂rigen Rechnungen pr√ľfen und zur Zahlung freigeben zu k√∂nnen, ist es notwendig, dass Besch√§ftigte der HNEE einen ELVI-Zugang erhalten. Entsprechend dem Vieraugenprinzip werden die Aufgaben auf zwei Personen aufgeteilt.

Ein Zugang bzw. die Berechtigung f√ľr eine Finanzierungsquelle (Kostenstelle, Drittmittelprojekt, Kostentr√§ger) wird nicht automatisch angelegt. Es ist die Entscheidung der bzw. des FQ-Verantwortlichen, ob die Berechtigung gew√§hrt wird. Die Rechte werden nach Antragstellung entsprechend der Bewirtschaftungsrichtlinie i.V.m. dem Rechte- und Rollenkonzept vergeben.

Ein Automatismus erfolgt nur bei bestimmten Beschäftigungsgruppen der HNEE.

Welche ELVI-Benutzerrechte gibt es?

Eink√§ufer sind Besch√§ftigte der HNEE welche keine FQ-Verantwortung innehaben. Sie d√ľrfen Vorg√§nge und zugeh√∂rige Bestellungen anlegen und nach Genehmigung die Bestellungen versenden. Sie pr√ľfen den Wareneingang sowie die Richtigkeit der Rechnung.

FQ-Verantwortliche sind Besch√§ftigte der HNEE welche die Verantwortung f√ľr die Finanzierungsquelle tragen (Bewirtschaftungsbefugnis). Die Verantwortung wird getragen durch die zust√§ndige Abteilungsleitung, das Dekanat oder der Projektleitung bzw. deren Vertretungen. Sie entscheiden √ľber Bestellungen. Sie geben die Rechnungen zur Zahlung frei.

Details und weitere Rechte werden im Rechte- und Rollenkonzept näher dargestellt.

Wie erhalte den ELVI-Zugang?

Um einen Zugang zu erhalten wenden Sie sich an die Abteilung Haushalt und Beschaffung per E-Mail an Haushalt@hnee.de und teilen bitte folgende Angaben mit:

  1. Vorname und Nachname (ggf. Titel) des*r Antragsteller*in
  2. Funktion der*s Antragstellers*in
  3. Nummer der Finanzierungsquelle(n)
  4. Umfang der gew√ľnschten Rechte
  5. ggf. Angabe der*s Vertreters*in

Wie erhalte ich Kenntnis wann der Zugang freigeschaltet wurde?

Nach Pr√ľfung des Antrages durch die Abteilung Haushalt und Beschaffung erhalten Sie per E-Mail ein Antragsformular zugesandt. Das Formular ist zu unterzeichnen durch die bezeichneten Personen und im Original zur√ľckzusenden. Nach Einrichtung des Zugangs wird dem FQ-Verantwortlichen, der*m Antragsteller*in und ggf. der benannten Vertretung ein Scan per Email √ľbersandt.

ELVI Rechte und Rollen

F√ľr ELVI wurde au√üerdem ein Rechte und Rollenkonzept erarbeitet, diese finden Sie hier.