ELVI
Elektronische Beschaffung an der HNE Eberswalde (HNEE)
Direkten Zugang zum ELVI Portal finden Sie unter folgendem Link: https://elvi3.hnee.de
Das ELVI-System bietet eine webbasierte digitale Funktionsoberfläche und soll vor allem den Beschaffungsprozess sowie die Eingangsrechnungsbearbeitung vollständig elektronisch abbilden.
Was sind Finanzierungsquellen (FQ)?
Die Hochschule erhält vom Land Brandenburg verschiedene Mittel. Diese werden in sogenannte Erst-, Zweit- und Drittmittel differenziert und in kameraler Struktur (Kapitel, Titel, Untertitel) dargestellt. Die zur Verfügung gestellten Mittel können Zweckbestimmungen, wie bspw. Handlungsfelder und Maßnahmen, enthalten. Grundsätzlich wird bei der Bereitstellung der Mittel zwischen Personal-, Sach- und Investitionsmittel unterschieden. Dieses wird anschließend weiter auf die einzelnen Kostenstellen, Drittmittelprojekte oder Kostenträger aufgeteilt. Im ELVI werden diese Kostenstellen, Drittmittelprojekte oder Kostenträger mit dem Begriff „Finanzierungsquellen“ zusammengefasst.
Warum benötige ich einen ELVI-Zugang?
Um Bestellungen anlegen, prüfen, freigeben und versenden sowie die zugehörigen Rechnungen prüfen und zur Zahlung freigeben zu können, ist es notwendig, dass Beschäftigte der HNEE einen ELVI-Zugang erhalten. Entsprechend dem Vieraugenprinzip werden die Aufgaben auf zwei Personen aufgeteilt.
Ein Zugang bzw. die Berechtigung für eine Finanzierungsquelle (Kostenstelle, Drittmittelprojekt, Kostenträger) wird nicht automatisch angelegt. Es ist die Entscheidung der bzw. des FQ-Verantwortlichen, ob die Berechtigung gewährt wird. Die Rechte werden nach Antragstellung entsprechend der Bewirtschaftungsrichtlinie i.V.m. dem Rechte- und Rollenkonzept vergeben.
Ein Automatismus erfolgt nur bei bestimmten Beschäftigungsgruppen der HNEE.
Welche ELVI-Benutzerrechte gibt es?
Einkäufer sind Beschäftigte der HNEE welche keine FQ-Verantwortung innehaben. Sie dürfen Vorgänge und zugehörige Bestellungen anlegen und nach Genehmigung die Bestellungen versenden. Sie prüfen den Wareneingang sowie die Richtigkeit der Rechnung.
FQ-Verantwortliche sind Beschäftigte der HNEE welche die Verantwortung für die Finanzierungsquelle tragen (Bewirtschaftungsbefugnis). Die Verantwortung wird getragen durch die zuständige Abteilungsleitung, das Dekanat oder der Projektleitung bzw. deren Vertretungen. Sie entscheiden über Bestellungen. Sie geben die Rechnungen zur Zahlung frei.
Details und weitere Rechte werden im Rechte- und Rollenkonzept näher dargestellt.
Wie erhalte den ELVI-Zugang?
Um einen Zugang zu erhalten wenden Sie sich an die Abteilung Haushalt und Beschaffung per E-Mail an Haushalt@hnee.de und teilen bitte folgende Angaben mit:
- Vorname und Nachname (ggf. Titel) des*r Antragsteller*in
- Funktion der*s Antragstellers*in
- Nummer der Finanzierungsquelle(n)
- Umfang der gewünschten Rechte
- ggf. Angabe der*s Vertreters*in
Wie erhalte ich Kenntnis wann der Zugang freigeschaltet wurde?
Nach Prüfung des Antrages durch die Abteilung Haushalt und Beschaffung erhalten Sie per E-Mail ein Antragsformular zugesandt. Das Formular ist zu unterzeichnen durch die bezeichneten Personen und im Original zurückzusenden. Nach Einrichtung des Zugangs wird dem FQ-Verantwortlichen, der*m Antragsteller*in und ggf. der benannten Vertretung ein Scan per Email übersandt.
ELVI Rechte und Rollen
Für ELVI wurde außerdem ein Rechte und Rollenkonzept erarbeitet, diese finden Sie hier.
